用 AI 做会议纪要与行动项：一套可落地的工作流

从会前议程、会中记录到会后总结与行动项追踪，用 AI 把会议产出变成可执行清单。

为什么这个场景最值得用 AI

会议常见的两个痛点：

• 纪要写了，但结论、责任人不清晰。
• 行动项提了，但没人跟、没人管。

AI 的价值在于把杂乱输入（笔记/录音转写）整理成标准输出：摘要 + 决策 + 行动项 + 风险/待确认 + 跟进话术。

工作流（会前 → 会中 → 会后）

1) 会前：快速生成议程

把你的简要背景粘贴进去，然后用提示词：

请为以下主题生成会议议程：[主题]
约束：
- 时长：[30/60] 分钟
- 参会角色：[角色]
输出：
- 会议目标
- 讨论议题（含时间分配）
- 会前需要准备的问题
- 预期要做出的决策

2) 会中：记录“原始笔记”即可

会中记录尽量简单：

• 用要点式 bullet
• 必要时标注发言人
• 决策发生时原话记录

如果组织允许使用转写/录音，会后再把转写内容交给 AI；不允许的话就只用你的笔记。

3) 会后：输出“会议产出包”

把笔记/转写粘贴进去，使用：

你是我的会议助理。
输入：（会议笔记或转写）
任务：
1）输出 6–10 条要点摘要（不要客套话）
2）列出本次做出的决策（编号）
3）提取行动项，用表格输出，列包含：
   - 行动项
   - 负责人
   - 截止时间
   - 优先级（高/中/低）
   - 依赖/前置条件
4）列出待确认问题与风险
5）生成一段可直接发送给参会者的跟进消息
规则：
- 如果负责人或截止时间缺失，请标记为“待确认”，并提出澄清问题。

行动项质量检查清单

避免“幽灵任务”的快速标准：

• 行动项必须是动词 + 交付物（不是含糊的意向）
• 负责人必须是单一明确的人
• 截止时间明确可追踪
• 完成标准清晰（做到什么算完成）
• 依赖项写清楚（需要谁/什么先完成）

如果 AI 输出不满足以上任一条，让它按清单重写行动项。

跟进节奏（确保真的推进）

当天

• 发出摘要 + 行动项表格
• 确认负责人和截止时间

48 小时后

• 对“待确认/逾期”行动项发起状态确认

下次会议开头

• 用 3 分钟回顾行动项状态

隐私与安全提醒

• 机密/敏感信息不要输入未获组织批准的工具。
• 如果只是需要结构化输出，可以先匿名化（去掉客户名/个人信息）。
• 最终行动项要沉淀到团队的“事实源”（工单系统/项目看板/共享文档）。

可复用的最小模板

把这段放进你的会议文档：

• 会议主题：
• 时间：
• 参会者：
• 目标：
• 摘要：
• 决策：
• 行动项（表格）：
• 风险/待确认：
• 跟进与下次会议：